Dengan banyaknya kebutuhan sarana
dan prasarana, maka pengelolaan yang baik, efisien dan efektif mutlak diperlukan.
Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang
berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun
teknis opersional dapat dijalankan dengan baik dan efisien. Dalam pengelolaan
sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu:
1) Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan
menyediakan sarana
dan prasarana
(perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan
kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang
berlaku diorganisasi tersebut. Perencanan perlu dilakukan sebelum melakukan
pengadaan yang bertujuan untuk mengetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya
yang akan dikeluarkan.
2) Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang
dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan
barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang
diperoleh dari bantuan. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:
a. Agar
barang tidak cepat rusak
b. Agar
tidak terjadi kehilangan barang
c. Agar
tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari
d. Memudahkan
dalam pengawasan
e. Memudahkan
dalam analisis barang
3) Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan
terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan
baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor
antara lain:
a. Agar
barang tidak mudah rusak karena hama atu suhu/cuaca
b. Agar
barang tidak mudah hilang
c. Agar
barang tidak kadaluarsa
d. Agar
barang tidak mudah susut
e. Agar
sarana dan prasarana selalu dalam keadaan barsih.
4) Penginventarisasian
Inventarisasi adalah semua
kegiatan dan usaha untuk mmperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan
prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang dilakukan disetiap organisasi bisa
saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama,
tujuannya yaitu:
a. Agar
peralatan tidak mudah hilang
b. Adanya
bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan
c. Memudahkan
dalam pengecekan barang
d. Memudahkan
dalam pengawasan
e. Memudahkan
ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
Untuk
memudahkanbinventarisasi
diperlukan buku-buku atau format pencatatan. Bentuk atau format buku tersebut
berbeda setiap organisasi. Berikut ini beberapa contoh buku inventarisasi
barang:
A. Buku
induk barang inventaris
Buku induk barang inventaris
adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang
sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat
barang yagn tidak habis pakai. Perhatikan buku induk barang inventaris berikut:
BUKU
INDUK BARANG INVENTARIS
|
No urut
|
Tgl. Pembuatan
|
Kode barang
|
Nama barang
|
Kel. Barang (merk & ukuran)
|
Jumlah
|
Nama satuan
|
Tahun pembuatan
|
Asal barang
|
Kelengkapan dok. & tgl penyerahan barang
|
Keadan barang
|
Harga
|
Ket.
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
B. Buku
golongan barang inventaris
Buku golongan barang inventaris
adlaah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris
menurut golongan yang teleh ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat
barang yang tidak habis pakai. Perhatikan buku golongan barang inventaris berikut
BUKU
GOLONGAN BARANG INVENTARIS
|
No urut
|
No. Urut buku induk
|
Kode barang
|
Nama barang
|
Kel. Barang (merk & ukuran)
|
Jmlh
|
Nama satuan
|
Tahun bembuatan
|
Keadaan barang
|
Harga
|
Lokasi
|
Ket
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
C. Buku
catatan barang non inventaris
Buku catatan barang non
inventaris adalah buku yagn digunakan untuk mencatat semua barang non
inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu
kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
Perhatikan buku cataan barang non inventaris berikut:
BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS
|
No urut
|
Nama brng
|
No. Kartu stock
|
Kel. Barang (merk & ukuran)
|
Jml
|
Nama satuan
|
Tahun pembuatan
|
Asal brng
|
Kelengkapan dok. & tgl penyerahan barang
|
Keadaan barang
|
harga
|
Ket.
|
|
|
Satuan
|
Jml
|
|||||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5) Penggunaan/Pemanfaatan
sarana dan prasarana
Ada dua prinsip yang harus
diperhatikan dalam pemakaian perlengkapan, yaitu prinsip efektivitas dan
prinsip efisiensi. Prinsip efektivitas berarti semua pemakaian perlengkapan
harus dirujukan semata-mata dalam memperlancar pencapaian tujuan , baik secara
langsung maupun tidak langsung. Adapun, prinsip efisiensi berarti, pemakan
semua perlengkapan secara hemat dan hati-hati sehingga perlengkapan yang ada tidak
mudah habis, rusak atau hilang.
6) Penghapusan
Penghapusan ialah kegiatan yang
bertujuan untuk menghapus barang-barang. Tujuan penghapusan sarana dan
prasarana adalah:
a. Mencegah
atau sekkurang-kuranngya membatasi kerugian/pemborosan biaya pemeliharaan sarana
dan prasarana yang kondisinya semakin buruk dan tidak dapat digunakan lagi.
b. Meringankan
beban kerja pelaksanaan inventaris
c. Membabaskan
ruangan dari penumpukan barnag-barang yang tidak digunakan lagi.
d. Membebaskan
barang dari tanggungjawab pengurus kerja.
Adapun
syarat-syarat sarana dan prasarana yang dapat dihapuskan.
a. Dalam
keadaan sudah tua atau rusak berat sehingga tidak dapat dipebaiki dan
dipergunakan lagi
b. Perbaikan
akan menelan biaya yang besar sehingga merupakan pemborosan
c. Secara
teknis dan ekonomis kegunaannya tidak seimbang dengan besarnya biaya
pemeliharaan
d. Tidak
sesuai lagi kebutuhannya dangan masa kinio
e. Penyusutan
di luar kekuasaan pengurus barang (misalnya barang kimia)
f. Barang
yang berlebih jika disimpan lebih lama akan bertambah rusak dan tak terpakai
lagi
g. Dicuri,
terbakar, musnah sebagai akibat bencana alam.
Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan perbekalan dan
perlengkapan kerja, ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan, yaitu
sebagai berikut :
1.
Faktor
fungsional
Dalam penentuan kebutuhan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan
keberadaan barang tersebut akan memperlancar proses pelaksanaan pekerjaan dan
akan mempengaruhi hasil kerja (output) baik berkaitan dengan kuantitas maupun
kualitas output sesuai dengan klasifikasi dan spesifikasinya.
2.
Faktor
biaya dan manfaat
Dalam penentuan kebutuhan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan
pengeluaran biaya tertentu, harus diperoleh manfaat yang sepadan dengan
sejumlah biaya yang telah dikeluarkan. Sehingga produktivitas kerja meningkat.
3.
Faktor
anggaran
Dalam suatu organisasi pemanfaatan anggaran dibagi menjadi beberapa mata
anggaran (akun). Pelaksanaan pembelanjaan tidak boleh melebihi akun yang telah
ditetapkan. Berdasarkan mata anggaran atau akun inilah kemudian disusun Rencana
Implementasi Program (RIP)
4.
Faktor
keamanan dan kewibawaan (Prestige)
Dalam penentuan kebutuhan hendaknya dipertimbangkan pejabat pemakai
perbekalan tersebut untuk mendukung dan menjamin keamanan sesuatu yang
berkaitan dengan jabatannya dan kewibawaan baik bagi pejabat yang bersangkutan
maupun bagi lembaga, baik dilihat dari public internal maupun public ekstern
organisasi. Hal ini berarti bahwa semua rencana pengeluaran senantiasa harus
dapat dipertanggungjawabkan dan tidak melanggar peraturan undang-undang yang
berlaku.
5.
Faktor
standarisasi dan normalisasi
Dalam penentuan kebutuhan hendaknya dipertimbangkan adanya standarisasi
dan normalisasi yang ditetapkan organisasi. Standarisasi merupakan pembakuan
mengenai jenis, ukuran dan mutu suatu perlengkapan (perbekalan). Sementara
normalisasi merupakan pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasar standar yang
telah ditetapkan. Tujuan standarisasi dan normalisasi adalah :
a.
Memudahkan
dalam penataan barang
b.
Memudahkan
dalam penyimpanan sementara sebelum barang dipergunakan
c.
Memudahkan
dalam menentukan siapa siapa yang akan mempergunakan barang tersebut
d.
Memudahkan
dalam rangka inventarisasi
e. Memudahkan dalam
perawatan dan pemeliharaan
